Az utóbbi egy-két hétben egészen belelendültem az intellektuális dolgokba: a blog fejlesztésén is dolgozom és van egy másik ötletem is hosszú távra, mindkettőhöz rengeteget olvasok, online tanfolyamokat végzek, ötletelek, tegnap még egy konferencián is voltam! (Az első fél órán Lenke is részt vett, persze a legjobbkor szúrva be a „höhö” és a „prrrrrrrrr” hangokat…) Újra előkerült szeretett (?) teendőlistám is, és bár nagyon egyszerű (vagy épp ezért), gondoltam, megosztom Veletek.

A teendőlista is egy online tanfolyam kapcsán került újra elő: az Urban:Eve Vitorlát fel! kurzusát is elkezdtem. Ennek egyik előkészítő modulja volt a Bozótvágó mini-tréning, ami segít rendet csinálni a fejünkben keringő rengeteg feladat közt és a legfontosabbakra, legsürgetőbbekre fókuszálni (ezt időről időre ingyenesen is elérhetővé teszi Via, érdemes figyelni). Nem is gondoltam volna, hogy a fókuszálás ennyit segít, ezt emeltem át a saját teendőlistámba is, és azóta sokkal-sokkal kevésbé nyomasztó ránézni.

Alapvetően kocka vagyok, szeretem az okos-ügyes appokat, és tudom, hogy feladatkezelőből is rengetegféle van, én mégsem találtam meg még azt, ami az összes igényemre választ adott volna, úgyhogy mint korábban sokszor, most is a jó öreg excel táblához fordultam, illetve a kicsit fiatalabb Google Táblázatokhoz. Ez egy kivételével minden funkciót ellát, amire szükségem van, de ha valaki vágyat érez, hogy az elképzeléseim alapján megalkosson egy szuperegyszerű feladatkezelő appot, ne fogja vissza magát!

Többé-kevésbé ezt a feladatlistát használtam a munkahelyemen és később gyógyítóként is (a gyógyítás mellett sok közösségi, szervezői és pénzügyi feladatom is volt), és elég jól kezelhető, csak egy bajom volt vele: hogy ha elúsztam a feladatokkal, nem volt kedvem ránézni. Remélem, ezen változtat a legutóbbi módosítás, ami segít csak a sürgős feladatokra fókuszálni.

Íme hát a teendőlista felépítése:

(0. oszlop: bankos koromban ide az ügyfél neve került. Volt, akinek 5-6 ügye futott egyszerre, és mielőtt felhívtam őket, gyorsan ügyfélre rendeztem a táblázatot, megnéztem, milyen ügyeink vannak még folyamatban, mire kérdezzek rá, vagy miről kellene őket tájékoztatnom.)

1. oszlop: teendő neve. Azt hiszem, ez magától értetődő, csak röviden a lényeg kerül ide, pl. „babaruhák átnézése”.
2. oszlop: határidő. Ide a végső határidő kerül, amikorra el kell készülni egy adott feladattal, ha van ilyen. A babaruhák átnézésénél nincs, de például egy születésnap megszervezésénél vagy egy lejáró okmánynál lehet. Jó esetben nem a végső határidő napján kezdek bele a feladatba, ezért fontos a következő oszlop.
3. oszlop: következő lépés dátuma. Ide kerül, hogy melyik nap akarok vele foglalkozni.
4. oszlop: státusz. Ez a szöveges rész, megjegyzés. Például, hogy XY-nak vissza akarok adni babaruhát, így vele kell szervezni egy találkozót, és az előtt kell átnézni a kinőtt ruhákat. Vagy egy születésnap szervezése esetén azt, hogy találtam egy megfelelő helyszínt, de le kell adnom nekik, hányan leszünk, az ajándék ügyében meg körbeírni a résztvevőknek.
5. oszlop: státusz dátuma, azaz mikor foglalkoztam utoljára a feladattal, mikor egyeztettem találkozót a babaruhák ügyében vagy mikor beszéltem a születésnapi helyszínnel. Ez néha fontos tud lenni, ha például egy e-mailt akarok visszakeresni, vagy ha hivatkozni kell, hogy már két hete várok választ valamire.
6. oszlop: feladat típusa. Ez más volt a bankban, gyógyítóként és most, de alapvetően arra használom, hogy felosszam a feladatokat alcsoportokra és egy adott időben a kedvem, képességeim és lehetőségeim szerint ez alapján is váltogathassak közülük. Például régebben ebéd után kóma telepedett rám és az ügyfelek sem szerették annyira, ha ilyenkor hívtam őket, így a szieszta-időszakban inkább az elolvasni való feladatokat választottam, míg reggel szívesebben telefonáltam, késő délután és munkaidő után pedig szívesebben írtam dolgokat. Most aszerint osztom fel a feladatokat, hogy kell-e telefonálni (azt nem tudok, amikor Lenke alszik), laptopnál kell-e csinálni (Lenke délutánonként az ölemben alszik, ilyenkor tudok számítógépezni – és nem, nem alszik nélkülem és nem, nem fog 18 évesen is az ölemben aludni, de nekünk most jó így), illetve hogy melyik helyiségben kell csinálni. Így ha éppen valahol jól elvan Lenke, de tudom, hogy kibukna, ha kimennék a szobából, akkor csoportosíthatom így is a feladatokat és megnézhetem, mit tudok éppen csinálni például a nappaliban.

Legtöbbször értelemszerűen a „következő lépés dátuma” szerint rendezem a táblázatot (jobb klikk az oszlop tetején és „munkalap rendezése A -> Z”), így legfelül az aznapi teendőket látom, rosszabb esetben azokat, amiket már korábban el kellett volna végezni. Ha ilyen van, ezeket felülvizsgálom és beosztom a következő napokra. És itt jön az apró fókuszáló trükk: a táblázatot le is lehet válogatni, így lehet, hogy csak a mai feladatokat lássam! Nekem elképesztő volt a különbség, hogy mennyivel szívesebben nézek rá a feladataim listájára, ha nem látom egyszerre az összeset. Korábban biztos, hogy bekúsztak a tudatomba a lejjebb levő feladatok is, amik bár nem voltak aktuálisak, mégis elkezdtek nyomasztani, amint megláttam őket. Tehát leválogatás, szeretünk! Google Sheets-ben ez az „Adatok” menü „Szűrő” parancsával oldható meg. Így kis nyilak jelennek meg az oszlopok címsorában, ezekre rákattintva választhatunk, hogy éppen mi látsszon. Ha csak a mai teendőket szeretném látni, akkor a „következő lépés dátuma” oszlopot kell a mai dátumra leválogatnom. És jupííí, máris csak három feladat van előttem és nem hatvanhárom!

Természetesen ezek a funkciók Excelben is működnek, a munkahelyemen nyilván abban vezettem a feladatokat, a Google-fiókot oda nem engedték be. Viszont ha elérhető, én azért szeretem jobban a Google Táblázatokat, mert egyrészt a böngészőt mindig használom, így nem kell újabb programot megnyitnom a gépen, másrészt bárhonnan elérem, elvileg okostelefonról is (bár iPhone-nal elég rosszak a tapasztalataim).

Az egyetlen funkció, amit hiányolok a teendőlistámról, az egy visszakereshető log a státuszokról, dátummal. Főleg a munkahelyemen voltak olyan elhúzódó ügyek, hogy már nem is emlékeztem, mikor kire kellett várni, vagy hogy miért úgy csináltuk a dolgokat, ahogy. Tudtommal sajnos ez egy feladatkezelőbe sincs beépítve. (De cáfoljatok meg légyszi!)

Tudom, hogy mindenki más logika szerint gondolkozik, és van, aki a kézzel írt teendőlista híve. Na ez nem én vagyok, az áthuzigált, átnyilazgatott listákon már egy hét után sem tudtam kiigazodni. Én szeretem ezt a listát, és remélem, másnak is segít áttekinthetővé tenni a feladatait és fókuszálni, hogy a teendőkre nézve is boldogan dudorászhasson: „tudú, tudúú, tudúúúúú”. 🙂

Mentés

Mentés